Teams: introduction pratique à l'outil de collaboration Microsoft

Le 2020 a sans doute été l’année de l’introduction massive du télétravail: les outils de conférences et réunion à distance ont donc subi une croissance à trois chiffres.

Zoom vit ses jours de gloire avec une croissance de +169 %, et Teams, qui grâce à ses fonctionnalités de visioconférence se qualifie comme son concurrent direct, atteint les 115 millions d’utilisateurs actifs en Octobre 2020. Dans cet article, nous allons vous expliquer de façon pratique comment prendre aisément en main l’outil de collaboration Microsoft, compris dans tous les plan Business de Microsoft 365, pour ce qui concerne ses fonctionnalités de communication (réunions, visioconférences, appels…). Car, souci de complétude oblige, il faut bien rappeler que, avec se 250+ intégrations disponible, Teams permet de centraliser la gestion des projets, le suivi des ventes, et beaucoup plus.

Créer une équipe

Vrai premier pas pour l’adoption de Microsoft Teams dans votre entreprise, la création d’une ou plusieurs équipes vous aidera à rester en communication avec vos collègues, organiser les tâches affectant les différentes divisions et fonctions internes, retrouver tous les fichiers liés à une conversation, etc…

Chaque équipe, peut, en effet, être la transposition virtuelle d’un service, et dispose de différents canaux qui à leur tour peuvent regrouper les discussions autour d’un sujet particulier. En haut, les différents onglets regroupent les fichiers de l’équipe, la page Wiki et tout autre outil que vous aurez ajouté à telle équipe. 

Vous pouvez aussi créer une équipe à partir d’un groupe Outlook:

1. Sur la barre de gauche, choisissez l'onglet 'équipes'

2. Tout en bas, cliquez 'Rejoindre ou créer une équipe'

3. Sélectionnez 'A partir d'un groupe Microsoft 365'

Démarrer une réunion

Une des fonctionnalités principales, on l’a dit, et celle de permettre des réunion avec jusqu’à 250 participants. Pour ce faire, vous avez différentes possibilités: 

Si vous souhaitez démarrer une réunion avec une équipe existante, rien de plus simple. Depuis la conversation de l’équipe, cliquez l’icone de la caméra ‘Démarrer une réunion’. Cela lancera un appel collectif.

Si vous souhaitez inviter quelqu’un d’externe à votre organisation à votre réunion, allez sur votre calendrier Outlook. Si Teams a déjà été paramétré sur votre compte Microsoft, vous trouverez en haut l’icone ‘Nouvelle réunion Teams’. Si vous ne le trouvez pas, vous pouvez sélectionner en haut à gauche ‘Nouveaux éléments > Nouvelle réunion Teams’.

Lors de l’appel, vous pourrez partager votre écran avec les autres participants: 

1. Depuis la fenêtre d'appel, regardez en haut à droite: en cliquant sur la dernière icone à droite, vous pouvez démarrer le partage d'écran avec les autres participants à la réunion

2. Choisissez si partager l'intégralité de votre bureau, la fenêtre ou l'onglet courant.e

3. Pour partager des fichiers, cliquez sur l'icone du trombone juste en bas de l'espace dédié aux conversations, ou glissez- les simplement dans l'espace d'écriture.

Flouter / Changer d'arrière plan

Que ce soit pour cacher vos effets personnels, pour rendre plus fun un appel, ou encore préserver vos informations personnelles (la prudence n’est jamais trop), la fonctions de floutage ou de remplacement de l’arrière plan peut vous retourner utile lors d’une réunion. Pour ce faire, vous pouvez: 

1. Avant de rejoindre la réunion, depuis la fenêtre Teams, sélectionner l'icone () à droite du microphone. Cela ouvrira une barre latérale à droite, depuis laquelle vous pourrez choisir l'effet désiré.

2. Pendant votre réunion ou votre appel, cliquez sur les trois points en haut à gauche pour afficher toutes les options.

3. Sélectionnez ‘Appliquez des effets d’arrière-plan’.

4. Choisissez ‘Flouter l’arrière-plan’ ou un des modèles disponibles. Cliquez sur 'Aperçu' pour voir l’effet avant d’appliquer.

Supprimer des fichiers

Pour supprimer des fichiers d’une conversation, vous pouvez soit éliminer les messages contenant ces fichier, soit les supprimer via le portail Sharepoint.

1. Supprimer les messages: au survol de la souris, vous verrez apparaître des emojis pour réagir au message survolé. En cliquant sur les trois points toute à droite, vous verrez toutes les options disponibles : choisissez ‘Supprimer’.

2. Via le Sharepoint d’équipe : Cliquez sur l’équipe en question et sélectionnez l’onglet ‘Fichiers’. Toute à droite, cliquez sur ‘Ouvrir dans Sharepoint’

3. Sélectionnez le fichier à supprimer, et cliquez sur l’icone ‘Corbeille’ en haut, ou faites click droit sur le fichier et sélectionnez ‘Supprimer’

Suspendre les notifications

Parfois peut être utile ne pas recevoir des notifications de Teams.
Pour être certain de ne pas être dérangé; vous pouvez  bien sûr changer votre état comme ‘non disponible’. Si vous souhaitez désactiver les notifications d’une conversation en particulier, survolez la conversation en question. Vous verrez apparaître trois petits points pour l’accès à toutes les options : cliquez dessous, et sélectionnez l’option ‘Désactiver les notifications

Séparer la conversation

Si vous nécessitez d’avoir deux fenêtres affichant Microsoft Teams, vous pouvez séparer la conversation : celle-ci sera donc ouverte dans une autre fenêtre.

1. Survolez la conversation en question. A gauche des trois points qui ouvrent ‘autres options’, vous aurez une petite icone ()

2. Elle ouvrira la conversation dans une autre fenêtre

Vous voulez en savoir davantage sur les intégrations ou la gestion des projets et des flux de travail dans Teams? Vous voudriez avoir une vision claire sur les possibilités de Microsoft Teams pour votre entreprise? 

Vous cherchez une fonctionnalité, mais vous ne trouvez pas comment faire? Laissez nous un commentaire!